文员应该学习的技能和内容主要包括以下几个方面：

办公软件应用

熟练掌握Microsoft Office套件，包括Word、Excel、PowerPoint、Outlook等，以及可能的行业特定软件。

文档管理与归档

文件分类、存储与备份、检索系统、版本控制等，确保信息的准确性、完整性和易获取性。

沟通协调与协作

清晰、准确地传达信息，倾听并理解他人需求，解决团队中的沟通障碍或冲突，与不同部门或团队紧密合作。

时间管理

具备出色的时间管理和任务优先级排序能力，以应对多项任务并行处理的情况。

专业素养

根据工作需要学习相关行业的知识，如国际贸易、外语能力等，以及关注行业动态，了解最新的办公软件和技术。

行政事务处理

处理日常行政事务，如文件管理、会议安排、接待访客、接听电话等，需要具备良好的组织协调能力。

文书写作与编辑

撰写报告、总结、通知、信函等，掌握不同文体和格式的写作规范，能够清晰、准确地传达信息，并进行文字编辑和校对。

沟通与表达能力

能够有效地与同事、上级和其他部门进行沟通，展现出得体的谈吐和礼仪。

办公自动化技术

学习使用打印机、传真机、多功能电话等办公设备，以及掌握一些小型的傻瓜式软件，如解压缩软件、看图软件、PDF查看软件等。

应对危机

学习应对工作中可能遇到的危机情况，提高解决问题的能力。

团队合作精神

积极配合同事完成工作任务，具备团队合作精神。

终身学习

保持学习的热情和动力，不断提升自己的专业水平和竞争力。

这些技能和内容将帮助文员在工作中更加高效、专业地完成任务，同时也有利于个人的职业发展和晋升。